《公司條例》（第622章）（以下簡稱為「公司條例」）就公司註冊處（以下簡稱為「註冊處」）備存的公司登記冊內所載的個人資料訂明新查冊安排。制訂相關條文的目的，是為了加強對個人資料的保障，同時讓公眾可繼續按照公司條例下的目的查閱公司登記冊，以確保登記冊的透明度。
註冊處備存公司登記冊可供公眾查閱的個人資料，當中包括公司董事的通常住址（以下簡稱為「通常住址(URAs)」）及完整身分識別號碼（以下簡稱為「身分識別號碼(IDNs)」），以及公司秘書和某些其他人士（例如清盤人及臨時清盤人）的完整身分識別號碼。類似的個人資料也包含在公司備存的登記冊中，而該些登記冊亦可供公眾查閱。
根據公司條例有關新查冊安排的相關條文下公司登記冊將會以董事的通訊地址代替通常住址，以及以董事、公司秘書及其他相關人士的部分身分識別號碼代替完整身分識別號碼，讓公眾查閱。通常住址及完整身分識別號碼（以下簡稱為「受保護資料」）只可由「指明人士」透過向註冊處申請取覽該些受保護資料。同樣，公司可不給予公眾查閱備存的登記冊上所載的受保護資料。
新查冊安排分三個階段實施。有關的分階段落實詳情如下：
第一階段
於 2021 年 8 月23 日開始，公司可在其登記冊上以董事的通訊地址代替通常住址，及董事和公司秘書的部分身分識別號碼代替完整身分識別號碼予公眾查閱。
第二階段
於 2022 年 10 月24 日開始，公司登記冊中董事索引所載的受保護資料，將以通訊地址及部分身分識別號碼代替讓公眾查閱。通訊地址不需要為香港地址。在這階段開始後向註冊處登記的文件中所載的受保護資料，將不再提供予公眾查閱。「指明人士」可向註冊處提出取覽董事、公司秘書及其他相關人員的受保護資料。
「指明人士」包括：
- 資料當事人；
- 獲資料當事人書面授權取得該等資料的人；
- 有關公司成員；
- 清盤人；
- 破產案受託人；
- 公職人員或公共機構；
- 《公司（住址及身分識別號碼）規例》（第622N章）表列人士；
- 於律師行從事法律執業的律師或外地律師；
- 執業會計師；
- 金融機構或指定非金融業人士。
為配合新查冊安排第二階段的實施，註冊處將修訂26份與報告受保護資料有關的指明表格。註冊處不會作出過渡性的安排，即由2022年10月24日起，註冊處只會接受經修訂的指明表格作登記，屆時現用的表格將不再獲接納。註冊處將在臨近實施的時間公佈更多細節安排。
第三階段
於 2023 年 12 月 27 日開始，資料當事人可向註冊處申請不提供已在註冊處登記的文件所載的受保護資料（以下簡稱為「不提供的資料」），並以其通訊地址及部分身分識別號碼代替讓公眾查閱。指明人士可向註冊處提出取覽董事等人的不提供的資料。
有關新查冊第三階段的安排，註冊處將會在其臨近實施的時間公布落實詳情。
如需更多詳情，請瀏覽註冊處網頁有關「新查冊安排」的專設欄目(https://www.cr.gov.hk/tc/legislation/nir/overview.htm)。
貴司應採取的行動？
- 除了一般的董事名冊及公司秘書名冊包含所有受保護資料作內部紀錄外，香港公司應製作一份董事名冊的副本，以遮蓋通常住址，並由董事的通訊地址取代。 同樣，董事名冊及公司秘書名冊上的董事和公司秘書的完整身分識別號碼應由部分身分識別號碼代替，並顯示在董事名冊及公司秘書名冊的副本上。
- 為符合有關提交指定董事的通訊地址的新規定，須於2022年10月24日後15天內向註冊處提交ND2B表格。
- 珩泰將協助處理上述事宜，請留意電子郵件，閣下的專屬的珩泰客戶服務代表將與您聯繫。
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