《公司条例》（第622章）（以下简称为「公司条例」）就公司注册处（以下简称为「注册处」）备存的公司登记册内所载的个人资料订明新查册安排。制订相关条文的目的，是为了加强对个人资料的保障，同时让公众可继续按照公司条例下的目的查阅公司登记册，以确保登记册的透明度。
注册处备存公司登记册可供公众查阅的个人资料，当中包括公司董事的通常住址（以下简称为「通常住址(URAs)」）及完整身分识别号码（以下简称为「身分识别号码(IDNs)」），以及公司秘书和某些其他人士（例如清盘人及临时清盘人）的完整身分识别号码。类似的个人资料也包含在公司备存的登记册中，而该些登记册亦可供公众查阅。
根据公司条例有关新查册安排的相关条文下公司登记册将会以董事的通讯地址代替通常住址，以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身分识别号码代替完整身分识别号码，让公众查阅。通常住址及完整身分识别号码（以下简称为「受保护数据」）只可由「指明人士」透过向注册处申请取览该些受保护数据。同样，公司可不给予公众查阅备存的登记册上所载的受保护数据。
新查册安排分三个阶段实施。有关的分阶段落实详情如下：
第一阶段
于 2021 年 8 月 23 日开始，公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址，及董事和公司秘书的部分身分识别号码代替完整身分识别号码予公众查阅。
第二阶段
于 2022 年 10 月 24 日开始，公司登记册中董事索引所载的受保护数据，将以通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。通讯地址不需要为香港地址。在这阶段开始后向注册处登记的文件中所载的受保护数据，将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向注册处提出取览董事、公司秘书及其他相关人员的受保护资料。
「指明人士」包括：
- 资料当事人；
- 获数据当事人书面授权取得该等资料的人；
- 有关公司成员；
- 清盘人；
- 破产案受托人；
- 公职人员或公共机构；
- 《公司（住址及身分识别号码）规例》（第622N章）表列人士；
- 于律师行从事法律执业的律师或外地律师；
- 执业会计师；
- 金融机构或指定非金融业人士。
为配合新查册安排第二阶段的实施，注册处将修订26份与报告受保护数据有关的指明表格。注册处不会作出过渡性的安排，即由2022年10月24日起，注册处只会接受经修订的指明表格作登记，届时现用的表格将不再获接纳。注册处将在临近实施的时间公布更多细节安排。
第三阶段
于 2023 年 12 月 27 日开始，数据当事人可向注册处申请不提供已在注册处登记的文件所载的受保护数据（以下简称为「不提供的数据」），并以其通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。指明人士可向注册处提出取览董事等人的不提供的数据。
有关新查册第三阶段的安排，注册处将会在其临近实施的时间公布落实详情。
如需更多详情，请浏览注册处网页有关「新查册安排」的专设栏目 (https://www.cr.gov.hk/tc/legislation/nir/overview.htm)。
贵司应采取的行动？
- 除了一般的董事名册及公司秘书名册包含所有受保护数据作内部纪录外，香港公司应制作一份董事名册的副本，以遮盖通常住址，并由董事的通讯地址取代。 同样，董事名册及公司秘书名册上的董事和公司秘书的完整身分识别号码应由部分身分识别号码代替，并显示在董事名册及公司秘书名册的副本上。
- 为符合有关提交指定董事的通讯地址的新规定，须于2022年10月24日后15天内向注册处提交ND2B表格。
- 珩泰将协助处理上述事宜，请留意电子邮件，阁下的专属的珩泰客户服务代表将与您联系。
若阁下对上述内容有任何疑问，欢迎联络阁下专属的珩泰客户服务代表，或发电子邮件到info@sertus-inc.com与珩泰联络。谢谢！
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